Осуществление подготовки и организация работы офиса: — организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарные условия работы в помещениях офиса; — обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей; — обеспечение чистоты и порядока в офисе организации. 2. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации: — принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, — принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя организации, — подготовка документов и материалов, необходимые для работы руководителя, — обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе, — слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественное их редактирование, — организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученную информацию и доведение до его сведения ее содержание, передача и приём информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременное доведение до его сведения информацию, полученную по каналам связи, — по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем, — оформление приказов директора и доведение их до сведения работников, — выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний, — осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль, — обеспечение исполнения работниками указаний руководства организации, — печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы или ввод текущей информации в банк данных. 3. Ведение делопроизводства. 4. Ведение регистрации и учета входящей и исходящей документации. 5. Осуществление не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контроль доставки почты для организации с отделения связи и доставки почты организации в отделения связи. 6. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 7. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдача документации в архив. 8. Обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей. 9. Оформление заказов, договоров поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечение отправки заказов по электронной почте. 10. Ведение учета поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг. 11. Ведение учета складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе. 12. Выполнение отдельных служебных поручений директора и заместителя директора организации.